GUIA PARA LA CONFECCION DE LAS CUENTAS ANUALES SAGE DESPACHOS

GUIA PARA LA CONFECCION DE LAS CUENTAS ANUALES (Guia-cuentas-anuales.pdf)

ASPECTOS PREVIOS

PROCEDENCIA DE LOS DATOS

Para el cálculo de las Cuentas Anuales, la información puede provenir de varias fuentes.

1 De la propia contabilidad.

2 Para aquellas empresas a las que no les llevamos la contabilidad pero tenemos que hacerle las cuentas anuales y/o el impuesto de sociedades

2.1 Creando una empresa y creando un asiento con el balance a 31 del 12 para que al actualizar ya tenga los datos para calcularlas.

2.2 Importando datos

2.2.1 Desde el VCONVERSOR

2.2.2 Desde unas plantillas EXCELL que ya tiene predefinida la aplicación de

Sage Despachos para su importación

Existen 3 tipos de plantillas aunque hay una que no se suele utilizar

PLANTILLAS

MESES

Es una plantilla que consta de varias pestañas para introducir los datos, tanto de apertura como de cada mes, en donde habría que rellenar la cuenta, la descripción y la cantidad al debe o al haber por cada periodo. ESTA PLANTILLA NO SE SUELE UTILIZAR

DEBE/HABER

Introduciremos la cuenta, la descripción, y el debe o haber de apertura y el debe o haber de la cuenta.

SALDOS

En esta plantilla solo introduciremos la cuenta, la descripción el saldo de apertura y el saldo del periodo

OJO QUE SI TENEMOS UN BALANCE CON LA APERTURA INCORPORADA NO HAY QUE PONER NADA EN LA COLUMNA DE APERTURA YA QUE SI NO DUPLICARIA IMPORTES EN DETERMINADAS CUENTAS.

Estas plantillas se encuentran en la carpeta Sage Despachos\Contabilidad\Varios y se recomienda para su utilización copiarlas a otra carpeta para siempre tener las originales ejemplo c:\cuentas anuales.

Una vez rellenada la plantilla procederemos a su importación para poder realizar los cálculos de las cuentas anuales.

Si comenzamos con SAGE pero la empresa tiene datos de ejercicios anteriores, tendríamos que crear dos hojas Excel una para el ejercicio anterior y otra para el ejercicio de cálculo de las cuentas anuales, o rellenar los datos del ejercicio anterior una vez calculados los balances

En nuestro ejemplo vamos a poner una empresa creada en el ejercicio 2015

Copiaríamos la plantilla saldo de su ubicación original a otra

En nuestro ejemplo la copiaremos a C:\CUENTAS\EMPRESA1

Procederemos o su rellenado o bien, si la mandamos al cliente para que la rellene y cuando nos la devuelva cumplimentada la copiaremos directamente a este directorio.

Luego veremos durante el proceso como capturar esta información.

PROCESO PARA CALCULAR LAS CUENTAS ANUALES

1.CREAR EL EJERCICIO

Desde al apartado de Cuentas Anuales seleccionamos la opción de campaña.

Para crear una nueva campaña o ejercicio para trabajar seleccionaremos el icono e indicaremos el ejercicio a crear.

2.- CONFIGURAR UBICACIONES

Por este proceso configuraremos los directorios en donde generaremos los ficheros, o de donde capturaremos plantillas o documentos.

El programa ya tiene una configuración por defecto, para cambiarla hay que seleccionar la opción DEPOSITO -> CONFIGURAR -> DIRECTORIOS y aparecerá la pantalla con la configuración.

DIRECTORIO BASE: Ubicación a partir de la cual se crearán las cuentas no se puede modificar.

DIRECTORIO PARA EL SOPORTE MAGNETICO: Ubicación donde se grabaran los ficheros para la generación del soporte magnético.

DIRECTORIO PARA LAS PLANTILLAS: Ubicación de las plantillas estándar. Estas se pueden modificar desde la opción del menú PLANTILLAS->DISEÑAR PLANTILLA DE MEMORIA WORD

DIRECTORIO PARA LOS DOCUMENTOS: En que carpeta va a grabar los documentos (memoria, informe de gestión….), Si tenemos unas plantillas propias las copiaremos en esta ubicación.

DIRECTORIO DE INSTALACION DEL PROGRAMA D2: ubicación del programa D2 del deposito digital del registro mercantil.

3.-CREAR LA EMPRESA

Desde el menú de campaña seleccionar la empresa para calcular las Cuentas Anuales, seleccionar el icono de nueva empresa

El programa nos pedirá empresa a calcular, tras seleccionarla ( se pueden consultar con el desplegable ) el programa nos mostrara ya un menú con los datos rellenados de los que dispone.

Tendremos que rellenar aquellos de los que no dispone la aplicación.

En el apartado de datos generales de la empresa existen cinco pestañas de datos, la primera de PRESENTACION DE CUENTAS que ya estará rellenada, la segunda de PERSONAL ASALARIADO que tendremos que rellenar, otra de DOCUMENTOS DE PRESENTACION que ya hemos visto anteriormente, una pestaña de FIRMAS que recibirá los datos de cargos y firmas y por ultimo una de SOCIEDAD DOMINANTE Y PRESENTANTE.

También podemos mediante el menú

1 2 3 4 5 6 7 8

Eliminar registro
Validar datos
Emitir informes
Configurar documentos ( Siguiente punto )
Ver los datos del presentante
Cambiar el estado de las cuentas
Refrescar datos del registro
Comprobar si existe algún datos sin rellenar o erróneo en las cuentas

Nos informara de los errores detectados para su corrección.

4.- CONFIGURAR LOS DOCUMENTOS A PRESENTAR EN LAS CUENTAS ANUALES.

Para calcular las Cuentas Anuales se deben de definir los documentos que se van a presentar y las guías con las que se van a realizar los cálculos.

Para ello entraremos en al apartado de DATOS GENERALES EMPRESA y seleccionar la pestaña de DATOS DE PRESENTACION para seleccionar los datos a presentar.

Una vez seleccionados los datos seleccionaremos también las guías para ello seleccionaremos en el menú la opción RELACIONES -> CONFIGURACION DE DOCUMENTOS

En TIPO DE INFORME seleccionaremos el formato de las Cuentas Anuales (Abreviado, Pymes o Nomal )

Y los FORMATOS DE LOS BALANCES recomendables los que comiencen por RM.

ACCIONES PROPIAS

Rellenar si procede el apartado correspondiente a acciones propias.

CALCULAR BALANCES, ECPN, EFE, MEDIOAMBIENTE

6.1 CON DATOS EN LA CONTABILIDAD

Para realizar el cálculo de los balances, seleccionaremos la opción de balances y aparcera una pantalla a la derecha con los balances, pero solo activados aquellos que hemos seleccionado según las guías,.

Nos aparece un menú con las siguientes opciones:

1 2 3 4 5 6

1. Calculo de balances.

Mediante esta opción calcularemos los balances, aparecerá una pantalla de selección, en la cual podemos seleccionar si queremos calcular solo el ejercicio actual, el anterior o ambos.

Y calcular los balances

2.Importar datos del ejercicio anterior.

En el caso de no haber calculado ambos, pero si tener calculadas las cuentas del ejercicio anterior mediante este icono importaremos a los balances los datos.

3.Eliminar importes

Borrara los datos del balance.

4.Impresión de informes

Permite la impresión en papel de todos los balances, memorias, etc …

5.Ver grupo

Permite ver de la línea seleccionada del balance de donde salen esos datos

Ejemplo si nos posicionamos en la 551

6.2 CUANDO LOS DATOS VIENEN DE UNA HOJA DE CALCULO

Como hemos explicado al principio, para aquellas empresas a las que no les llevamos los libros, podemos hacer una toma de datos mediante una plantilla de Excel, en ese caso los pasos a seguir para el cálculo de los balances es el que sigue.

Rellenar la plantilla de toma de datos o que nos la manden rellenada y copiarla en una carpeta, como hemos comentado en nuestro ejemplo al principio en C:\CUENTAS\EMPRESA1

Seleccionaremos desde la opción DEPOSITO->IMPORTAR DATOS

CALCULO DE LA MEMORIA

La memoria se puede generar de tres formas distintas

desde el icono MEMORIA en documento word

Desde este icono el programa nos generará automáticamente una memoria estándar con los datos que dispone, lo primero que nos preguntara será

Si queremos generar una nueva desde las plantillas ( recomendable el primer ejercicio ) o queremos generarla sobre una memoria ya existente ( para los siguientes años, ya que la tendremos adaptada ).

Con que nombre la queremos guardar, y si queremos calcular las guías relacionadas, editar el documento o actualizarlo imprimir o escanear (generar pdf, este pdf luego se puede ver en el punto de memoria).

El formato depende de lo seleccionado en configuración de documentos lo normal es seleccionar Word.

Tras esto aparecerá una pantalla

Seleccionaremos las opciones y tras pulsar ejecutar, el programa calculará y mostrara la memoria.

MEMORIA ABREVIADA

Empresa: Ejercicio: 2015

CIF:

1. Actividad de la empresa

1.1. Los datos de la empresa objeto de dicha memoria son:

NIF:	B96572136
Razón social:
Domicilio:
Código Postal:
Municipio:
Provincia:

1.2. El objeto social de la empresa y sus principales actividades, están definidas con el siguiente detalle:

Objeto social

Epígrafe	Actividad
E-852	ALQUILER MAQUINARIA Y EQUIPO
–

La sociedad no dispone de ningún otro centro de trabajo que el identificado anteriormente.

1.3. Pertenencia grupo de Sociedades

La compañía no pertenece a ningún grupo de sociedades en los términos previstos en el artículo 42 del Código de Comercio.

Sociedad directa:

NIF:
Razón social:
Domicilio:	,
Código Postal:
Municipio:
Provincia:

Sociedad última del grupo:

NIF:
Razón social:
Domicilio:	,
Código Postal:
Municipio:
Provincia:

La sociedad dominante, esta eximida de la obligación de consolidar, puesto que cumple con las situaciones definidas en el artículo 43 del Código de Comercio.

Las cuentas anuales consolidadas están depositadas en el Registro Mercantil de y formuladas con fecha .

1.4. La moneda funcional

La moneda del entorno económico principal en el que opera la empresa es el Euro.

MEMORIA ABREVIADA

Empresa: Ejercicio: 2015

CIF:

2. Bases de presentación de las Cuentas Anuales

2.1. Imagen fiel:

Las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa y se presentan de acuerdo con la legislación mercantil vigente y con las normas establecidas en el Plan General de Contabilidad.
No existen razones excepcionales por las que la empresa haya incumplido alguna disposición legal en materia contable para mostrar la imagen fiel.
No es necesario incluir informaciones complementarias en la memoria, puesto que la aplicación de las disposiciones legales, es suficiente para mostrar la imagen fiel.
Las cuentas anuales se han generado bajo el principio de empresa en funcionamiento.

2.2. Principios contables no obligatorios aplicados:

Durante el ejercicio social solo se han aplicado aquellos principios contables que son obligatorios según el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad, esto es, Empresa en funcionamiento, Devengo, Uniformidad, Prudencia, No compensación e Importancia relativa.

2.3. Aspectos críticos de la valoración y estimación de la incertidumbre:

En la fecha del cierre del ejercicio, no existe ningún dato relevante, que pueda suponer cambios significativos en el valor de los activos o pasivos en el ejercicio siguiente.
No existen cambios en ninguna estimación contable que sean significativos y que afecten al ejercicio actual o a ejercicios futuros.
La dirección de la empresa no es consciente de incertidumbres que puedan aportar dudas sobre la posibilidad de que la empresa siga funcionando normalmente.

2.4. Comparación de la información:

a) No se ha efectuado ninguna modificación de la estructura del balance, de la cuenta de pérdidas y ganancias y del estado de cambios en el patrimonio neto respecto al ejercicio anterior.
b) No existen causas que impidan la comparación de las cuentas anuales del ejercicio con las del precedente, ni que puedan afectar a ejercicios futuros.
c) Los importes del ejercicio precedente no han necesitado ninguna adaptación para ser comparables con los del ejercicio actual.

2.5. Elementos recogidos en varias partidas

Todos los elementos patrimoniales están recogidos en una única partida del Balance.

2.6. Cambios en criterios contables

En el ejercicio no se han efectuado ajustes por cambios en criterios contables.

2.7. Corrección de errores

En el ejercicio, no se han efectuado ajustes por corrección de errores

MEMORIA ABREVIADA

Empresa: Ejercicio: 2015

CIF:

3. Aplicación de resultados

3.1. Propuesta de aplicación de resultados del ejercicio, de acuerdo con el siguiente esquema:

BASE DE REPARTO		Ejercicio Actual	Ejercicio Anterior
Saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias	91000	0,00	0,00
Remanente	91001	0,00	0,00
Reservas voluntarias	91002	0,00	0,00
Otras reservas de libre disposición	91003	0,00	0,00
TOTAL BASE DE REPARTO = TOTAL APLICACIÓN	91004	0,00	0,00

APLICACIÓN A		Ejercicio Actual	Ejercicio Anterior
Reserva legal	91005	0,00	0,00
Reserva por fondo de comercio	91006	0,00	0,00
Reservas especiales	91007	0,00	0,00
Reservas voluntarias	91008	0,00	0,00
Dividendos	91009	0,00	0,00
Remanente y otras aplicaciones	91010	0,00	0,00
Compensación de pérdidas de ejercicios anteriores	91011	0,00	0,00
TOTAL APLICACIÓN = TOTAL BASE DE REPARTO	91012	0,00	0,00

3.2. Distribución de dividendos a cuenta

No se ha acordado la distribución de dividendos a cuenta durante el presente ejercicio.

3.3. Limitaciones para la distribución de dividendos.

La distribución de resultados cumple los requisitos y limitaciones establecidas en los estatutos de la sociedad y en la normativa legal vigente.

3.4. Limitaciones en la aplicación de los resultados

La empresa no se encuentra en ningún proceso que le impida o limite sobre la distribución de resultados a los socios.

CALCULAR LA MEMORIA EN PLANTILLA DE ASISTENTE

A continuación se abrirá la pantalla de edición de la memoria en formato ASISTENTE.

Está dividido por apartados (pestaña) a mano derecha arriba tenemos el detalle de cada apartado y en la parte de abajo como queda en la memoria

En los detalles se pueden realizar filtros (NO EN TODOS)

En la barra de herramientas se dispone de unos iconos a través de los cuales se pueden realizar

diferentes procesos.

Selección manual (opcional)

En los apartados sin filtro, cuya selección no es automática por no disponer la aplicación de la

información, se puede seleccionar qué opción quiere imprimir (por defecto se da la más habitual).

Esta pantalla muestra los detalles sin filtro y modificables, para que el usuario seleccione la

alternativa correcta

Ej. Apartado “02.03 Aspectos críticos de la valoración…”

Se deberá escoger en el detalle marcando selección SI lo que se desee que aparezca finalmente

en la memoria.

Entrada de datos manual (opcional)

Entrada de campos manuales. Permite filtrar para no ver los que pertenecen a tablas.

Ejemplo:

Apartado ’02.03 Aspectos críticos de la valoración…’ en descripción “fecha auto convenio

acreedores aprobado”, se puede informar un valor manualmente.

Entrada de datos en tablas

Se puede introducir datos en las casillas activas, en las NO activas son campos de Sumatorio o

de acumulación ( proviene de cálculo de las guías)

Mediante la opcion de proceso generación de documento nos generará la memoria

Y la podemos archivar para que la podamos ver despues desde la opción de memoria

El proceso para sacar el CERTIFICADO DE ACUERDO es el mismo.

Tambien existe una tercera opción que es copiar los documentos tanto de la memoria como el certificado de acuerdos, si no los generamos con el programa, a la carpeta donde se generan para luego incorporarlos o mediante la opción de importar documentos.

GENERAR LA HUELLA

Para realizar la generación de la huella e incluir la numeración de la misma en el certificado seleccioanremos el icono

Aparecerá una pantalla en donde nos preguntará:

Datos del deposito – directorio de instalación del D2 DEPOSITO que tiene que estar instalado

Certificado: Permite generar automáticamente el Certificado de aprobación de cuentas, se puede utilizar la plantilla estándar de la aplicación.

El boton CONFIGURACION permite acceder a la pantalla del deposito de cuentas donde se pueden configurar las distintas guias, si no lo hemos realizado con anterioridad.

Con el boton GENERAR generará la huella si todo es correcto y la pondra en la pantalla de la identificación de la empresa, si existen errores nos los mostrará para su rectificación.

9.- PRESENTACION DEL DEPOSITO DE CUENTAS

Para realizar el soporte magnético, acceder a la opción de menú Cuentas anuales / Presentación cuentas NPGC. Pulsar la opción de menú Cuentas anuales / Generación soporte magnético Mayús + F10.

En la pantalla «Generación en soporte magnético» muestra el directorio en el que va a generar el fichero .zip del soporte magnético. Para visualizar posibles incidencias, pulsar el botón de comando «Verificación errores».

En la pantalla «Presentación de errores» muestra si existen incidencias. Hay tres tipos:

«Obligatorios»: incidencias graves. Deben subsanarse para que el registro mercantil acepte el soporte magnético.

«Recomendables»: incidencias informativas. No todos debe solucionarse obligatoriamente.

«Otros»: incidencias provocadas por la generación del fichero .xbrl.

Para realizar la generación del soporte magnético, pulsar el botón de comando «Generar». Una vez generado el soporte, muestra un mensaje con el nombre del fichero que ha generado y la firma digital, para realizar la presentación

Una vez se ha generado el soporte magnético, el estado en el que queda es Generado sin incidencias, y no permite realizar modificaciones.

Para modificar el estado, acceder a la opción Datos generales empresa / Cambiar estado.

10.- IMPRESIÓN EN PAPEL DE LAS CUENTAS

El programa también permite mediante el (icono de la impresora) la impresión total o parcial en papel de las cuentas anuales.

Departamento de formación y soporte SISLEI S.A. (Guia-cuentas-anuales.pdf)