La entrada en vigor de Verifactu en los despachos profesionales es una muestra más de que la digitalización no es una mera opción, se ha convertido ya en una obligación legal en aspectos tan importantes como la facturación.
Ahora que todavía hay tiempo, nada mejor que ir adaptando la facturación a este nuevo sistema. Así se evitan las prisas y posibles errores cuando Verifactu sea totalmente obligatorio.
¿Qué es Verifactu?
La tecnología se presenta como una gran aliada para luchar contra el fraude fiscal, y la Agencia Tributaria está dispuesta a sacarle partido. Precisamente por ello, la normativa antifraude exige que empresas y autónomos utilicen un software de facturación que pueda garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.
Verifactu es un sistema informático impulsado por la propia Agencia Tributaria, y cuya finalidad es mejorar la trazabilidad y el control de las facturas. Así, Hacienda puede tener un acceso más sencillo a la información y hacer un control más rápido y eficiente.
Cada factura expedida a través de una solución homologada incluye un código QR y contiene la indicación «factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Verifactu», lo que permite acreditar si se ha creado a través de un software que cumple los requerimientos legales.
¿Cómo y cuándo cumplir con Verifactu?
Aunque, como toda nueva normativa, puede crear dudas en un primer momento, lo cierto es que la herramienta digital lo hace todo. La factura se hace igual que siempre, pero usando obligatoriamente un software homologado según los criterios definidos por la Agencia Tributaria. Este programa genera un registro y lo envía de forma automática a Hacienda en formato XML. Esta, por su parte, responde con un código de verificación que es el que se incluye en la factura.
Verifactu es un sistema que ayuda a luchar contra el fraude fiscal y, a la vez, es un paso más hacia la factura electrónica, cuya adopción será obligatoria para todas las empresas y autónomos a partir del año que viene.
Por lo que respecta a los programas de facturación homologados según los criterios de la Agencia Tributaria, los fabricantes tienen como fecha tope el 28 de julio de 2025 para haber adaptado su software.
Las sociedades anónimas y limitadas estarán obligadas a usar un software certificado a partir del 1 de enero de 2026. En el caso de los autónomos y las sociedades civiles, será obligatorio utilizar el sistema Verifactu a partir del 1 de julio de 2026.
Ventajas de la comunicación en tiempo real
La entrada en vigor de Verifactu implica que no hay vuelta atrás. Los obligados a usar sistemas de este tipo, que no lo hagan una vez que estos sean imperativos, pueden recibir importantes sanciones por parte de Hacienda.
Pero no hay que preocuparse, porque adaptarse a Verifactu es sencillo y, además, puede reportar interesantes beneficios:
- Al automatizarse el proceso de facturación, se reducen las gestiones administrativas que hay que llevar a cabo. Esto hace que facturar sea más rápido y sencillo, a la vez que disminuye la posibilidad de errores.
- Aporta transparencia frente a Hacienda y los clientes, porque garantiza que las transacciones se han comunicado a la Agencia Tributaria.
- Esa mayor transparencia consigue más confianza por parte del cliente, que puede verificar la validez de las facturas que ha recibido.
Preguntas y respuestas frecuentes
Vamos a resolver algunas de las dudas más frecuentes que existen con respecto a Verifactu en los despachos profesionales.
¿A quién afecta Verifactu?
A los agentes que operan en el mercado y expiden facturas. Despachos profesionales, empresas y autónomos. Todos tendrán que usar próximamente un software homologado para hacer sus facturas, con independencia de cuál sea su actividad.
Solo están exentos los que utilizan el Sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) y quienes operan bajo un régimen foral.
¿Qué pasa si no se adapta el software de facturación?
La falta de cumplimiento de esta obligación puede dar lugar a sanciones de hasta 50.000€ por cada ejercicio fiscal en que se verifique el incumplimiento, o una sanción equivalente al 0,5 % del volumen de negocio en el ejercicio fiscal comprometido.
¿Qué debe tener una factura Verifactu?
Para que la factura se considere válida según los estándares de Verifactu, debe incluir el siguiente contenido:
- Código QR.
- Leyenda «factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Verifactu».
- Registro firmado electrónicamente.
- Huella digital o «hash» encadenado.
La urgencia de adaptarse
Ha comenzado la cuenta atrás para que el sistema Verifactu sea obligatorio, y lo mejor es no dejarlo para el último momento. Es aconsejable empezar cuanto antes a usar este software y adaptarse a él, para evitar errores una vez que la obligación esté en vigor.
La transformación digital de los despachos profesionales es un camino de largo recorrido, pero hay que establecer un orden de prioridades, y adaptarse a Verifactu debe estar entre los primeros objetivos a cumplir.
Contar con un software homologado en los despachos profesionales va a evitar sanciones en el futuro, a la vez que permite ganarse la confianza de los clientes, que tienen la seguridad de que su suministrador de servicios ya se ha adaptado a este cambio tan importante. ¿Quieres saber si tu software cumple con Verifactu? En Sislei hemos preparado un diagnosticador para que salgas de dudas. ¡Descárgalo aquí!