La factura electrónica se ha consolidado como un elemento fundamental en la digitalización de los procesos empresariales, especialmente en el sector de los despachos profesionales. Si bien la factura electrónica ya es obligatoria para ciertos sectores y tipos de empresas, el sistema Verifactu, que introduce la obligación de incluir el código QR en las facturas, se aplaza al 1 de enero 2027 para todas las empresas y 1 de julio de 2027 para autónomos y otros
Para los despachos profesionales, que a menudo gestionan gran volumen de documentación fiscal y contable, la transición hacia la factura electrónica puede parecer un desafío. Sin embargo, este cambio no solo tiene un impacto en la gestión administrativa, sino que también ofrece oportunidades para mejorar la eficiencia operativa, reducir costes y mejorar la seguridad y trazabilidad de las transacciones.
En este artículo, exploraremos cómo preparar tu despacho para este cambio normativo, cómo integrar la facturación electrónica en tus procesos existentes y cómo las herramientas tecnológicas, como Sage Despachos, pueden facilitar esta transición de manera eficiente.
La factura electrónica: un cambio necesario
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que se emite, transmite y recibe en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales establecidos por la normativa vigente. A diferencia de las facturas tradicionales en papel, las facturas electrónicas se envían directamente a través de plataformas seguras, como las de la Agencia Tributaria, garantizando la integridad, autenticidad y trazabilidad del documento.
¿Por qué es importante para tu despacho?
La obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en 2026 tiene varios objetivos, entre los que se incluyen la simplificación de los procesos fiscales, la mejora de la eficiencia administrativa y la reducción del fraude fiscal. Además, la factura electrónica también permitirá una mayor integración entre los sistemas de gestión de las empresas y las autoridades fiscales, facilitando la comunicación y la verificación de la información.
Para los despachos, esta medida implica una transformación en la forma de gestionar y almacenar las facturas, lo que puede parecer un reto en términos de adaptación tecnológica y operativa. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, esta transición puede ser mucho más sencilla y menos disruptiva de lo que parece.
Preparación para la factura electrónica: pasos clave
1. Digitalización de documentos y sistemas
El primer paso fundamental para adaptarse a la factura electrónica es contar con un sistema de gestión que permita emitir, almacenar y gestionar las facturas de forma digital. Es crucial que tu despacho se digitalice completamente para cumplir con los requisitos de la nueva normativa.
En este punto, Sage Despachos se convierte en una herramienta esencial. Sage Despachos es un software integral que facilita la digitalización de las facturas, garantizando que el proceso sea eficiente y cumpla con los requisitos legales. Con Sage Despachos, podrás emitir facturas electrónicas directamente desde el sistema, lo que simplifica el proceso de facturación y asegura que las facturas se generen de acuerdo con los formatos y requisitos exigidos por la Agencia Tributaria.
2. Integración de la facturación electrónica en los procesos internos
La integración de la facturación electrónica en los procesos internos de tu despacho debe ser fluida. Esto implica adaptar el flujo de trabajo para que todos los pasos relacionados con la emisión, validación y almacenamiento de facturas se realicen dentro de un mismo sistema digital.
Con una solución como Sage Despachos, la integración no solo se limita a la creación de las facturas, sino también a la gestión de la información contable, los pagos y las recepciones. El software también facilita la automatización de procesos como la conciliación bancaria y la presentación de impuestos, lo que optimiza la operativa de tu despacho.
3. Cumplimiento de la normativa y requisitos fiscales
Es crucial que todas las facturas electrónicas que emitas cumplan con los requisitos fiscales establecidos por la legislación española. Asegúrate de que el sistema que utilices esté actualizado y que permita emitir facturas que incluyan los datos necesarios, como el código de identificación fiscal, el número de serie de la factura y el formato XML.
Sage Despachos ofrece un módulo específico para garantizar el cumplimiento normativo, lo que te permitirá generar facturas electrónicas completamente válidas ante la AEAT. Además, el sistema asegura que las facturas se mantengan en un formato seguro y accesible, garantizando la integridad de los datos.
4. Formación y adaptación del equipo
La transición hacia la factura electrónica no solo implica la adaptación tecnológica, sino también la capacitación de tu equipo. Es importante que todos los miembros del despacho estén familiarizados con el nuevo proceso de facturación electrónica y sepan cómo utilizar las herramientas disponibles para generar y gestionar las facturas de manera eficiente.
Sage Despachos incluye recursos de formación y soporte, lo que facilita que tu equipo se adapte rápidamente a la nueva forma de trabajo. Además, la interfaz intuitiva del software garantiza que la transición sea lo menos compleja posible.
5. Seguridad y almacenamiento de facturas electrónicas
El almacenamiento seguro de las facturas electrónicas es otro aspecto esencial de la nueva normativa. Las facturas deben conservarse en un formato digital accesible y cumplir con los requisitos de conservación establecidos por la ley.
Sage Despachos permite almacenar todas las facturas electrónicas en un entorno seguro y conforme con la normativa, asegurando que la documentación esté siempre disponible para su consulta o auditoría, y que cumpla con los plazos de conservación exigidos.
Caso de uso: cómo la factura electrónica beneficia a tu despacho
Imagina un despacho especializado en asesoría contable y fiscal. Con la factura electrónica, el despacho puede reducir significativamente el tiempo que dedica a la gestión de facturas, ya que todo el proceso de emisión, validación y almacenamiento se realiza automáticamente dentro de un sistema. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores humanos y mejora la precisión de la contabilidad.
Adaptación a la factura electrónica y Verifactu
La entrada en vigor de Verifactu a partir de 2026, junto con la obligatoriedad de la factura electrónica, supone una oportunidad estratégica para que los despachos optimicen sus procesos, ganen control y reduzcan riesgos operativos y normativos.
Aunque el cambio puede parecer desafiante al principio, con la herramienta adecuada, como Sage Despachos, la transición será mucho más sencilla y menos disruptiva. Además, los beneficios a largo plazo en términos de ahorro de tiempo, seguridad y cumplimiento normativo harán que tu despacho se beneficie enormemente de esta transformación.
Con la preparación adecuada, la factura electrónica no solo cumplirá con las exigencias legales, sino que mejorará la operativa diaria, reduciendo los costes administrativos y permitiendo a los despachos ofrecer un servicio más ágil y eficiente a sus clientes. ¡Prepárate ahora para el futuro de la facturación electrónica!