En los últimos años, la relación entre los despachos profesionales, sus clientes y las Administraciones Públicas ha sufrido transformaciones profundas. Estos cambios, impulsados por la digitalización y la adaptación a nuevas normativas, están redefiniendo la forma en que se gestionan los procesos administrativos, fiscales y contables.
La incorporación de tecnologías avanzadas, como los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), junto con la digitalización de las plataformas públicas, han elevado la eficiencia y la transparencia. Sin embargo, estos avances también han obligado a los despachos a adaptarse rápidamente a un entorno cada vez más tecnológico.
Este artículo examina los principales cambios que se están produciendo en la relación entre los despachos, sus clientes y las Administraciones Públicas, cómo estos cambios afectan a los procesos, y qué deben hacer los despachos para adaptarse a este nuevo contexto. Además, se abordarán ejemplos prácticos sobre cómo las soluciones tecnológicas pueden facilitar esta transición.
La transformación digital y su impacto en los despachos profesional
Digitalización de los procesos administrativos
La digitalización ha tenido un impacto directo en los despachos profesionales, especialmente en aquellos que gestionan la contabilidad, la fiscalidad y la laboralidad. Con la implementación de plataformas digitales en las Administraciones Públicas, como la Sede Electrónica de la AEAT (Agencia Española de Administración Tributaria), los despachos deben estar preparados para interactuar en tiempo real con estas plataformas. Esto implica adaptar sus procesos internos para gestionar las declaraciones fiscales, pagos y solicitudes de manera digital, eliminando la posibilidad de utilizar métodos tradicionales como el papel o la presentación en persona.
La obligatoriedad de sistemas de gestión como Sage Despachos ha marcado un antes y un después en la relación con las Administraciones Públicas. Esta herramienta facilita la presentación de facturas electrónicas de forma segura y conforme a las normativas vigentes, permitiendo a los despachos cumplir con las exigencias legales de manera ágil y eficiente.
El rol de los ERP en la transformación digital de los despachos
Las soluciones ERP, como Sage Despachos, se han consolidado como herramientas estratégicas para los despachos profesionales. Estos sistemas permiten centralizar la información y optimizar la gestión de la contabilidad, recursos humanos y otras áreas operativas, todo ello alineado con las normativas de las Administraciones Públicas.
Con la integración de Sage Despachos en las plataformas digitales de la Administración, los despachos pueden gestionar los trámites fiscales y laborales de manera más eficiente, asegurando el cumplimiento normativo y mejorando la operatividad.
Nuevas normativas y su impacto en la relación despacho-cliente-administración
La obligatoriedad de la factura electrónica
Una de las reformas más relevantes ha sido la obligatoriedad de la facturación electrónica para ciertos sectores, impulsada por el Real Decreto 1007/2023 Verifactu. El cual obliga a las empresas a emitir facturas electrónicas a sus clientes, lo que también afecta a los despachos profesionales que gestionan las finanzas de sus clientes. Aunque esta normativa representa un desafío para aquellos que aún no operan en entornos electrónicos, también brinda oportunidades a los despachos que ya han implementado soluciones tecnológicas.
Sage Despachos facilita esta transición, permitiendo la emisión automática de facturas electrónicas de acuerdo con las normativas vigentes. Esto no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también mejora la eficiencia operativa de los despachos, ofreciendo un servicio de mayor calidad a sus clientes.
La digitalización de los trámites fiscales
Otro cambio clave es la digitalización de los trámites fiscales y administrativos. Los despachos deben adaptarse para gestionar las liquidaciones fiscales de manera digital, lo que reduce los plazos de presentación y mejora la precisión de las declaraciones. Este proceso también disminuye los errores humanos y optimiza la relación con la Administración Pública, facilitando una gestión más ágil y eficiente. Gracias a la integración con herramientas como Saltra de Sage, los despachos pueden realizar estos trámites de forma automatizada, lo que mejora la operatividad general.
La digitalización de la comunicación con la Agencia Tributaria y otros organismos facilita la trazabilidad de los trámites. Gracias a la integración de Sage Despachos con estas plataformas, los despachos pueden gestionar los procesos de manera más ágil y eficaz, sin depender de sistemas múltiples o de la presentación manual de documentos.
Casos de uso recomendados: ejemplos prácticos de adaptación
Caso 1: adaptación de un despacho profesional a la factura electrónica
Un despacho contable que atiende tanto a pequeñas pymes como a autónomos adoptó Sage Despachos Connected para gestionar la contabilidad y la facturación de sus clientes. Tras la obligatoriedad de Verifactu, el despacho implementó esta solución para emitir facturas electrónicas de acuerdo con la normativa.
Resultado: La implementación de Sage Despachos Connected permitió al despacho cumplir con las nuevas exigencias sin interrumpir sus procesos. Además, mejoró la eficiencia en la emisión de facturas y redujo los tiempos de espera para los clientes.
Caso 2: optimización de los procesos fiscales mediante integración ERP
Una asesoría laboral, encarga de tramitar los empleados de una empresa con trescientos empleados, decidió integrar Sage Despachos Connected con Saltra. Esta integración permitió que los trámites laborales se enviaran automáticamente desde el ERP a través del Sistema RED, sin intervención manual.
Resultado: La asesoría experimentó una reducción del 90% en los tiempos de presentación de altas y bajas de empleados durante fines de semana y festivos. Además, mejoró la precisión de los datos y facilitó la trazabilidad de cada trámite, lo que fortaleció la relación con sus clientes al proporcionarles información en tiempo real.
Adaptarse a los cambios: la digitalización de despachos y su impacto
La relación entre los despachos profesionales, sus clientes y las Administraciones Públicas ha cambiado profundamente debido a la digitalización y las nuevas normativas. La obligatoriedad de la facturación electrónica, la digitalización de los trámites fiscales y la integración de soluciones ERP con plataformas públicas son algunos de los factores que están configurando este nuevo panorama.
Los despachos deben estar preparados para adaptarse a estos cambios, no solo para cumplir con las normativas, sino también para ofrecer un servicio más ágil, eficiente y transparente a sus clientes. Las soluciones Sage Despachos son esenciales para facilitar esta transición y mejorar los procesos internos de los despachos.
La digitalización no solo mejora la relación con las Administraciones Públicas, sino que también refuerza la relación con los clientes, al ofrecerles un servicio más rápido, eficiente y alineado con los requerimientos legales.
Adaptarse a estos cambios representa una oportunidad clave para mejorar la competitividad y la eficiencia operativa de los despachos profesionales en un entorno cada vez más digitalizado.