Una de las mayores preocupaciones de las empresas y sus asesorías y despachos profesionales es el esfuerzo que les supondrá adaptarse al Suministro Inmediato de Información.
Es una oportunidad excelente para estrechar la relación entre ambos (empresa y asesoría) y programar una serie de pasos que ayudarán a ambos a comunicarse de forma mucho más rápida y normal.
1. Comprueba si estás o no obligado a gestionar electrónicamente tus libros de registro del IVA.
Si no lo estás, piensa si te interesa acogerte de forma voluntaria: te devolverán antes el IVA y evitarás los modelos 340, 390 y 347.
2. Actualiza tus conocimientos sobre los reglamentos de facturación y del IVA
El Reglamento de facturación y del IVA ya han sufrido cambios. Por eso, es importante no perderlos de vista y saber cómo deberás facturar y gestionar tus documentos cuando se aprueben los nuevos cambios.
Por ahora, ya se han ampliado los Libros Registro de Facturas añadiendo la descripción de la operación, la pertenencia al sistema de caja, factura simplificada, regímenes especiales, etc; y en general los datos que identificaban hasta ahora el tipo de operación en los resúmenes anuales de IVA.
3. Planifica los cambios necesarios para agilizar tus circuitos internos de revisión y aprobación de facturas
Con la finalidad de cumplir los plazos de presentación del registro de las facturas a través de de la Sede Electrónica de la AEAT, deberán reducirse en lo posible los procedimientos internos de revisión y aprobación de las facturas, acelerando el tratamiento de los albaranes de entrada de mercancía y su comparación con las facturas recibidas de nuestros proveedores.
Ciertos programas de contabilización automática de facturas desde PDF o escáner, como Contarapid, pueden ayudar a agilizar considerablemente estos procesos.
También es muy importante verificar que los CIF de nuestros clientes son correctos y coinciden con los datos registrados en la Agencia Tributaria.
4. Asegúrate de que el software de facturación y contabilidad está actualizado con las novedades legales
Algunos proveedores, como Sage, estarán adaptados desde el primer día para permitirte recibir y explotar la información en la forma y formatos requeridos por la AEAT.
En caso de que tu Software no lo esté, puedes implantar pasarelas intermedias de comunicación entre tu base de datos y la AEAT. Si quieres saber más, pregúntanos.
5. Planifica sesiones de formación asesor-empresa
El conocimiento de los nuevos procedimientos será indispensable para no cometer retrasos y para asegurarte de que tus clientes te envían la información en tiempo y forma. Será necesario que les trasmitas los nuevos cambios y plazos; y que te asegures de que entienden las consecuencias de no cumplirlos (sanción del 0,5% del importe de la factura mal presentada, con un mínimo trimestral de 300€ y un máximo de 6.000€).